Secrétaire administratif - H/F

L’EHPAD Saint Georges d’Orques – Notre Dame du bon Accueil, appartenant au Groupe Oc Santé, est implanté en périphérie du bourg sur une colline, il profite d’une belle vue dégagée sur un paysage de campagne et de vignes. Son bâtiment neuf, réparti sur deux niveaux comprend 64 lits dont 12 en unité d’hébergement renforcée (UHR) pour les personnes désorientées, Alzheimer ou apparentées.

Nous recrutons une secrétaire administrative à temps plein
Vos principales missions seront les suivantes :

Veille au bon fonctionnement de l’établissement :

o Vérifie la présence du personnel et la bonne organisation du travail.
o Prévient la direction des problèmes ressentis, et participer à leur résolution dans le champ de ses responsabilités.
o Se charge de prévenir le responsable technique en cas de panne de matériel essentiel au bon fonctionnement de l’établissement (SSI, ascenseur, etc.).

 Activités administratives :

– Rédaction de courriers divers : courrier tutelle, courrier familles, etc.
– Traite les courriers et appels téléphoniques
– Prise de RDV pour la Direction

 Gestion dossiers des résidents :
– Suivi et mise à jour des dossiers administratifs du résident, suivi mouvements entrées/sorties
– Registre des entrées et sorties des résidents
– Préparation du contrat de séjour, règlement intérieur, livret d’accueil lors d’un nouvel entrant

 Gestion des commandes :
– Commande des repas salariés et invités suivi du nombre de résidents
– Commande des produits droguerie
– Commande des produits papeterie
– Contrôle des bons de livraison et enregistrements

 Facturation mensuelle :
– Etablit la facturation des résidents
– Etablit la facturation des clients
– Enregistrement des chèques et répartition des paiements selon les différents prestataires
– Contrôle et suivi des factures résidents
– Suivi avec les conseils départementaux

 Gestion dossiers du personnel :
– Tenue des dossiers individuels du personnel
– Planification des visites médicales en lien avec le service de santé au travail
– Suivi et gestion des absences sur planning
– Saisie des AT sur net entreprise avec validation direction
– Participer à la préparation des éléments de paye
– Remise des bulletins de salaires sous enveloppe
– Rédaction des contrats de travail sous l’égide de la direction
– Tenue du registre unique du personnel
– Rédaction courriers personnel

 Activités hôtelières :

– Accueil et réception des communications téléphoniques
– Accueil des nouveaux résidents et de leur famille
– Accueil des stagiaires : distribution des tenues
– Accueil des remplaçants : remise des fiches de postes et signature du contrat
– Accueil des visiteurs et des prestataires
– Réception et distribution du courrier, des journaux aux résidents
– Visite de la maison aux familles désireuses de faire séjourner leur parent dans notre structure
– Rédaction, affichage et distribution des menus et des activités de la semaine
– Répondre aux attentes des résidents : questions diverses et requêtes

 Activités annexes :

– Relevé du photocopieur
– Gestion des trousseaux de clés.
– Supervise le classement et l’archivage des documents
– Mise à jour de tous les documents qui nécessitent un suivi.
– Anticipe les besoins en fournitures et produits pour les services et matériels de bureau

La liste des tâches n’est pas exhaustive, la secrétaire administrative devra s’adapter aux évolutions de son emploi et suivre notamment les formations nécessaires.

Liens fonctionnels :
Pour la bonne réalisation de ses missions, la secrétaire administrative aura des relations fonctionnelles avec tous les corps de métier représentés au sein de la structure. Il/Elle aura également des liens de travail avec la comptabilité et le service paye ainsi qu’avec les autorités de contrôle et de tarification, notamment dans le cadre du suivi des dossiers concernant les résidents.

Horaires et rythme de travail :
CDI Roulement à temps plein en 10H : 8H30- 13H 13H30-19H00
Semaine 1 : Lundi Jeudi Vendredi
Semaine 2 : Mardi Mercredi Samedi Dimanche